Uno de los más grandes logros del ser humano y de hecho una de las habilidades que lo distingue de la mayoría de los seres vivos es su habilidad de comunicarse. Ciertamente los animales y otros seres pueden utilizar gemidos, ruidos, respiraciones y movimientos para expresar algo. Pero el hombre desarrolló todo un método racionalizado y perfeccionado que le permite expresar sus ideas, emociones y necesidades con mucha mayor precisión por medio de un lenguaje. Es así que hace muchísimos años atrás nació el concepto de la comunicación. El cual consiste en el proceso con el que se transmite una idea de una entidad a otra.
Como sabemos, la humanidad ha hecho arte en esta rama. Por todo el mundo existen estudiosos que se dedican a conocer las profundas raíces de su respectivo idioma y aún de perfeccionar las reglas que rigen su gramática. También, se crean institutos formales para unir a los expertos y difundir la ciencia del correcto hablar. De esta manera se crean infinidad de documentos, libros y publicaciones a fin de ayudar al resto de las personas a mejorar sus formas de comunicarse.
Así podríamos seguir describiendo el inmenso universo de la comunicación, sin embargo, ¿no es curioso descubrir que habiendo tantos elementos para ser eficientes en éste objetivo, fallemos frecuentemente al intentar transmitir un mensaje?¿Usted cree que esto ocurre en los negocios?¿Usted cree que tenga importancia considerarlo?
Una relación ya sea a nivel personal o empresarial puede romperse por malos entendidos. Un producto o servicio a punto de ser lanzado al público puede no tener éxito por una ineficiente campaña promocional (comunicación con el cliente), así mismo una empresa que marcha firme puede desmoronarse al no poner atención a la retroalimentación del cliente. La inserción de una mercancía a otro país puede sufrir un rechazo total si no estamos atentos a los mensajes que la sociedad manda. Y finalmente imagine los resultados que tiene una deteriorada comunicación de la alta dirección con el personal de producción para transmitir los planes de trabajo y cultura laboral. Así mismo muchas oportunidades de innovación se van a la basura al momento en que los gerentes no escuchan a su personal cuando tiene alguna opinión qué expresar. ¿Es importante la comunicación? ¡Yo diría que sí!
Es por esto que quisiera que si usted se encuentra en la necesidad de comunicar algo a su personal, a sus superiores, a sus colaboradores o a sus clientes y siente que no lo está logrando eficientemente, le quisiera invitar a que considere los siguientes factores que se convierten en barreras de la comunicación. Entre más evitemos que intervengan, mejor podremos gestionar la comunicación.
El primer problema es la contaminación del mensaje. ¿Recuerda los elementos básicos de la comunicación? (Emisor, Receptor, Medio, Código y Mensaje). Esto ocurre cuando el emisor altera la integridad del mensaje a fin de agradar al receptor. Como dice el dicho: “hacemos que la persona escuche lo que quiere oír”. ¿Llega a pasar esto? ¡Claro! Por ejemplo, el vendedor que tiene que llegar a determinada meta, pero aún está lejos de lograrla, es posible que si tiene que dar un reporte semanal a su superior altere las cifras a fin de que sus jefes se sientan complacidos y él gane un poco más de tiempo para ponerse al corriente. Pero ¿qué va a ocurrir? Los jefes estarán tomando decisiones en base a información falsa.
Emociones. Otro elemento que altera la comunicación son las emociones, ya que cualquier persona que no sepa controlar sus “entrañas” al momento de expresarse, puede causar grandes problemas. Como un sabio dijo “mirad como una pequeña llama enciende un gran fuego”, y esto nos quiere decir que unas cuantas palabras de ira o tristeza agregadas pueden causar mucho daño. En otras palabras, si el emisor le inserta a un mensaje “su percepción”, él estará alterando la integridad del mismo.
Sobrecarga de información. ¿Alguna vez le ha llegado una publicidad, ya sea visual o auditiva en donde insertan tantos elementos que pareciera que su intención es destruir el mensaje principal? A mi me ha tocado ver letreros gigantes con tantas palabras, colores, tamaños de letras e ilustraciones que de pronto me cuesta trabajo entender cual es la idea que está intentando comunicar. Lo mismo con anuncios de radio en los que transmiten muchas voces hablando al mismo tiempo, música, ruidos y efectos especiales que como resultado me cuesta trabajo oír al locutor principal.
Lo mismo pasa cuando en una empresa los empleados reciben una tormenta de correos electrónicos de diferentes gerentes de proyectos, clientes, proveedores y colaboradores los cuales le resultan imposibles de leer y entender en un determinado tiempo. ¡Es demasiado! Todo esto sobre carga la información y más que ayudar, distorsiona lo que queremos decir.
Lenguaje. Independientemente de la problemática que representan los diferentes idiomas que se manejan en todo el mundo. Pueden generarse problemas de lenguaje en nuestro mismo idioma. Resultan curiosos los diferentes significados que se le dan a una misma palabra dependiendo de las regiones del país. Cuando estemos intentando transmitir un mensaje a nuestro cliente o colaboradores, tengamos cuidado del leguaje que estemos utilizando a fin de evitar ser ofensivos y utilizar términos suficientemente claros para la persona a quien nos dirigimos.
Ahora bien, ¿qué podemos hacer para vencer estos problemas de comunicación? Aquí le pongo sobre la mesa algunas opciones que le pueden ser útiles.
Utilice la retroalimentación. Busque obtener una retroalimentación de lo que está comunicando. Intente que el receptor le repita en sus propias palabras lo que acaba de recibir, haga preguntas sobre lo que dijo, incluso puede estar al pendiente de la reacción en sus gestos y posiciones de su interlocutor para comprobar que está siendo claro en lo que dice y de que está siendo comprendido.
Simplificación del lenguaje. Utilice un lenguaje sencillo y ampliamente entendible. Recordemos que nuestra intención es que nos entiendan, no impresionar a quienes nos escuchan. Hay que estar atentos a la educación de las personas con quien nos dirigimos, su medio ambiente, su cultura, sus tradiciones, su nacionalidad. Esto nos dará la pauta para definir nuestra estrategia de comunicación. Por ejemplo, no vamos a utilizar las mismas palabras para anunciar una pelea de lucha libre en un barrio popular que para convocar a un magno evento donde procurará posicionar su producto en las altas esferas de la sociedad. En ambas situaciones, sea concreto, ¡al grano!
Escuchar activamente. Cuando llegue el momento de ser retroalimentados, estemos muy atentos a lo que se nos tiene que decir. Todos por naturaleza cuando se dirigen a nosotros oímos, pero no siempre escuchamos. A veces es por falta de interés, o por un bloqueo intencionado. El ciclo de la comunicación no se podrá cerrar si no escuchamos a nuestro interlocutor. Debemos escucharlo sin prejuicios o interpretaciones a fin de que sea información realmente útil. De esta manera la persona a quien le dimos un mensaje se sentirá correspondido y futuros diálogos se podrán dar fácilmente. Por ejemplo, ¿no le ha pasado que compra un producto o servicio y llega a leer una leyenda que dice: “Nos interesa su opinión llame a… o escriba a…” y que de pura curiosidad se dirige ahí y no hay nadie que le responda? ¿Qué opina usted de esa persona o compañía?
Limitar emociones. Procure tener control de sus sentimientos cuando tenga la intención de comunicar algo. Las mejores intenciones, proyectos, y causas pueden ser golpeadas severamente por un comunicador que mete las entrañas en lo que dice, tal y como lo mencionamos anteriormente. Hay un dicho que dice “Débil es el hombre que se deja guiar por sus emociones” una persona eficiente en su comunicación se enfoca en sus objetivos y se limita a ser inteligente en lo que dice y cómo lo dice.
Si usted presta atención en la forma en que se comunica, sus probabilidades de éxito se multiplicarán en sus relaciones laborales, de negocio e interpersonales, después de todo “En el pedir está el recibir”.